Surat resmi (application letter, cover letter) - Korespondensi Formal Materi Bahasa Inggris Kelas 12

Di era digital yang semakin maju, komunikasi formal semakin bervariasi bentuknya—mulai dari surel (email), pesan instan profesional, hingga platform daring seperti LinkedIn. Namun, meski teknologi terus berkembang, keberadaan surat resmi, khususnya application letter atau cover letter, tetap tidak kehilangan relevansinya. Surat ini bahkan menjadi salah satu elemen utama dalam proses melamar pekerjaan, melanjutkan studi, atau mengikuti seleksi tertentu.

Surat resmi memiliki fungsi penting sebagai alat komunikasi tertulis yang bersifat formal dan memiliki aturan baku dalam penulisan. Surat ini mewakili identitas penulis dan menjadi alat dokumentasi yang valid untuk keperluan administratif, hukum, pekerjaan, maupun pendidikan.

Apa itu Surat Resmi?

Surat resmi adalah surat yang digunakan dalam komunikasi formal dan ditulis dengan format serta bahasa yang baku. Surat resmi lazim digunakan oleh instansi, organisasi, lembaga pendidikan, perusahaan, atau individu yang berhubungan dengan pihak lain secara formal. Surat resmi memiliki ciri-ciri khusus seperti adanya kop surat, nomor surat, tanggal, salam pembuka, isi yang terstruktur, hingga tanda tangan dan stempel (jika mewakili institusi).

Dalam konteks surat lamaran pekerjaan atau application letter, surat resmi berfungsi sebagai media untuk memperkenalkan diri, menyampaikan maksud melamar pekerjaan, serta memberikan gambaran singkat mengenai latar belakang dan kualifikasi pelamar.

Fungsi dan Tujuan Surat Resmi

Beberapa fungsi surat resmi meliputi:

1. Sebagai alat dokumentasi formal: Surat resmi berfungsi sebagai bukti tertulis yang dapat disimpan dan dipergunakan kembali jika diperlukan.

2. Untuk menyampaikan informasi formal: Berisi informasi penting dan tertata yang ditujukan untuk pihak tertentu.

3. Mengajukan permohonan atau lamaran: Misalnya surat lamaran kerja, permohonan izin, atau pengajuan beasiswa.

4. Memberikan instruksi atau pemberitahuan: Surat pemberitahuan rapat, instruksi kerja, atau pengumuman organisasi.

5. Membangun kesan profesional: Penggunaan bahasa baku, struktur formal, dan tata penulisan yang rapi menunjukkan keseriusan penulis.

Dalam dunia kerja, application letter berfungsi untuk memberikan gambaran singkat tentang pelamar, menggugah minat perekrut, dan menjadi pendamping utama dari curriculum vitae (CV) saat melamar pekerjaan.

Jenis-Jenis Surat Resmi

Meski dikenal luas, surat resmi tidak hanya berupa surat lamaran kerja saja. Berikut ini beberapa jenis surat resmi yang sering digunakan:

1. Surat Lamaran Kerja (Application Letter)
   Digunakan untuk melamar sebuah posisi pekerjaan di perusahaan atau lembaga tertentu.

2. Surat Permohonan
   Dipakai untuk memohon izin, beasiswa, bantuan, atau fasilitas tertentu.

3. Surat Undangan Resmi
   Digunakan untuk mengundang pihak tertentu ke acara resmi.

4. Surat Pemberitahuan
   Berisi informasi mengenai suatu kegiatan atau keputusan.

5. Surat Tugas dan Surat Keputusan
   Dikeluarkan untuk menetapkan perintah atau kebijakan resmi.

6. Surat Kuasa
   Memberikan wewenang kepada seseorang untuk bertindak atas nama pemberi kuasa.

Struktur Umum Surat Resmi (Terutama Surat Lamaran Kerja)

Untuk memahami cara penulisan yang benar, perlu diperhatikan struktur umum pada surat resmi, terutama dalam konteks application letter atau cover letter. Secara umum, elemen-elemen berikut wajib ada:

1. Kop Surat (Jika mewakili lembaga)

2. Tanggal Penulisan Surat

3. Nomor Surat (Untuk organisasi/perusahaan)

4. Lampiran dan Perihal

5. Alamat Tujuan

6. Salam Pembuka

7. Isi Surat (pendahuluan, inti, penutup)

8. Salam Penutup

9. Tanda Tangan dan Nama Terang

10. Lampiran Pendukung (Opsional)

Untuk surat lamaran kerja, struktur utamanya terdiri dari:

• Pembukaan: Maksud dan tujuan penulisan surat.

• Isi: Biodata singkat, kualifikasi, dan alasan melamar.

• Penutup: Harapan untuk diwawancara dan ucapan terima kasih.

Contoh Surat Lamaran Kerja (Application Letter) dalam Bahasa Indonesia

Bandung, 5 November 2025

Kepada Yth.
HRD PT Media Teknologi Nusantara
Jl. Cendana No. 45
Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Sehubungan dengan informasi lowongan pekerjaan yang saya peroleh dari situs LinkedIn pada tanggal 2 November 2025, saya bermaksud untuk melamar posisi sebagai Content Writer di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Andi Prasetyo
Tempat, Tanggal Lahir: Bandung, 15 April 2000
Pendidikan Terakhir: S1 Ilmu Komunikasi – Universitas Padjadjaran
Alamat: Jl. Surya Kencana No. 15, Bandung
No. Telepon: 08123456789
Email: andiprasetyo@email.com

Saya memiliki pengalaman sebagai penulis konten selama dua tahun di beberapa platform digital. Saya menguasai teknik penulisan artikel SEO, copywriting, dan memiliki kemampuan riset yang baik untuk mendukung kualitas konten yang saya hasilkan. Selain itu, saya terbiasa menggunakan tools seperti Google Analytics, WordPress, dan SurferSEO.

Sebagai bahan pertimbangan, saya juga melampirkan:

1. Daftar riwayat hidup

2. Fotokopi ijazah terakhir

3. Portofolio tulisan

4. Fotokopi KTP

5. Pas foto terbaru

Demikian surat lamaran ini saya buat dengan harapan agar dapat dipertimbangkan untuk mengikuti tahap seleksi selanjutnya. Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

Andi Prasetyo

Tips Menulis Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Efektif

Agar surat lamaran kerja Anda menarik perhatian perekrut, perhatikan tips berikut:

1. Gunakan Bahasa yang Baku dan Sopan

Surat resmi harus menggunakan Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) dan menggunakan kata-kata formal. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari atau singkatan yang tidak baku.

2. Tulis dengan Singkat, Padat, dan Jelas

Isi surat tidak perlu terlalu panjang. Application letter sebaiknya tidak lebih dari satu halaman. Fokus pada poin penting, seperti kualifikasi yang relevan dan motivasi melamar.

3. Sesuaikan dengan Posisi yang Dilamar

Pastikan isi surat relevan dengan posisi pekerjaan yang Anda lamar. Jika melamar sebagai Desainer Grafis, tekankan keahlian Anda dalam desain, software yang dikuasai, serta pengalaman terkait.

4. Kenali Perusahaannya

Tunjukkan bahwa Anda memahami visi, misi, atau nilai perusahaan. Ini menunjukkan bahwa Anda serius melamar dan telah melakukan riset.

5. Periksa Kembali Sebelum Mengirim

Selalu baca ulang surat Anda untuk memeriksa ejaan, tata bahasa, atau kesalahan ketik. Surat dengan banyak kesalahan dapat memberikan kesan kurang profesional.

Perbedaan Surat Lamaran Kerja dan Curriculum Vitae (CV)

Meski sering dikirim bersamaan, surat lamaran dan CV memiliki fungsi yang berbeda:

Kesalahan Umum dalam Menulis Surat Resmi (Application Letter)

Beberapa hal yang sebaiknya dihindari saat menulis surat lamaran kerja:

• Menggunakan kalimat yang bertele-tele

• Tidak mencantumkan detail penting (posisi yang dilamar, kontak diri)

• Menggunakan email tidak profesional

• Menyalin surat lamaran dari internet tanpa penyesuaian

• Tidak menyesuaikan diri dengan kebutuhan perusahaan

Surat resmi, terutama dalam bentuk application letter atau cover letter, adalah elemen penting dalam dunia profesional. Meskipun terlihat sederhana, surat ini merupakan kesan pertama yang diterima oleh pihak perekrut. Oleh karena itu, penting untuk menyusunnya dengan rapi, lugas, dan profesional. Dengan mengikuti struktur dan tips di atas, Anda dapat meningkatkan peluang diterima dalam proses seleksi pekerjaan.